AUTOMATIZACE FIREMNÍCH PROCESŮ
Svěřme rutinu robotům a lidi nechme tvořit
Velký dodavatel pro automobilový průmysl objednával výrobní součástky od desítek menších firem. Každý den proto potřeboval třídit dodací listy při naskladnění, přepsat z nich údaje do svého firemního systému a později dodávku spárovat s fakturou, která někdy přišla e-mailem a někdy poštou – na celém procesu se podílelo množství lidí napříč několika odděleními. Pokud navíc při ručním zpracování došlo k chybě, spouštělo to celý řetězec dalších pochybení, a to mohlo vést až k ohrožení výroby.
Autor: Adam Kapala, Solution Architect, Atos IT Solutions and Services
Druhou možností bylo zamyslet se nad celým procesem. Přestože jde o sérii více činností, postup je možné rozložit do několika kroků a jednoduše automatizovat. Firma díky nasazení softwarových botů výrazně zefektivnila tuto činnost a mohla zaměstnance přesunout na aktivity, které jí přinášely větší přidanou hodnotu. Robotické řešení automaticky vyhodnotilo, přepsalo a spárovalo všechny dokumenty; bez zásahu člověka jich dokázalo zpracovat více než čtyři pětiny. Pokud narazilo na nesrovnalost nebo chybné údaje, dokument přesunulo do schvalovacího řízení, kde se na něj podíval pracovník společnosti. Výsledkem automatizovaného procesu bylo odstranění chyb při zpracování a výrazné úspory.
V e-shopu i v průmyslovém podniku
Ačkoliv název robotická automatizace procesů (RPA) může být zavádějící, představte si pod ním třeba řešení, která odlehčí lidem od opakujících se činností za počítačem. V každé firmě se najde několik administrativních procesů, které jsou buď jednoduché nebo se pravidelně opakují – ať už je to párování faktur, přepisování a zadávání údajů nebo manuální vyplňování formulářů. Mnohé z nich nevyžadují lidské rozhodování či kreativní přístup. Díky automatizaci dnes můžeme tuto rutinní práci přenechat strojům a uvolnit cenné lidské kapacity na tvůrčí činnosti.
Inteligentní řešení RPA otevírají nové možnosti automatizace celého spektra aktivit. Pro mnohé výrobní firmy jsou ideálním startovacím bodem finanční a účetní oddělení, kde dochází k velkému pohybu dat. Atos například u jednoho ze svých zákazníků implementoval řešení, které mělo za úkol přípravu měsíčních reportů – robot si sám otevře transakce v systému SAP, vybere si relevantní data, importuje je do jiného programu, vytvoří grafy, report zkompletuje a výsledek odešle e-mailem na předem určenou adresu. Ušetří tak několik hodin práce – za celý rok se jich nasbírá tolik, že to firma na úsporách reálně pocítí.
Některé průmyslové podniky zase automatizují kontrolní procesy přímo při výrobě – softwarový robot například bez lidského zásahu ověřuje dostupnost správných dílů a materiálů v ERP systému, upozorňuje na případné nedostatky a potvrzuje připravenost linky na jednotlivé kroky. V praxi takové řešení reálně osvobodí od nadbytečných povinností 10 až 15 lidí. Uplatnění najde RPA řešení i v logistice, kde dokáže například samostatně sledovat odeslané a doručené objednávky či kapacitu skladu.
Možností využití je opravdu hodně – od malého e-shopu, který přijímá objednávky e-mailem a potřebuje je přehodit do svého systému, přes automatizaci vytváření kusovníků a kontroly dostupnosti součástek v průmyslovém podniku až po samostatnou tvorbu reportů na finančním oddělení.
Pro růst i inovace
Robotická automatizace procesů je zajímavá pro všechny organizace, které potřebují škálovat svou činnost při zachování nebo snížení provozních nákladů a počtu zaměstnanců. Rovněž by mohla zajímat společnosti, kterým jde o zvýšení produktivity, poskytování lepší zákaznické péče, ale i o snížení počtu chyb při zadávání údajů. Častým scénářem nasazení je také integrace starších aplikací a systémů bez využití uživatelských rozhraní či nutné investice do nákladního integračního softwaru.
Moderní RPA systémy umožňují pokrytí celého obchodního procesu, od začátku až do konce. Nejde tedy jen o skripty, které pokryjí pouze jednotlivé části procesu. Jelikož RPA boti simulují chování člověka, problém nepředstavuje ani potřeba v rámci procesu přecházet mezi moderními a staršími systémy. Jednoduše a během několika minut lze nastavit proces, který kombinuje e-mailem přijaté údaje s daty z Excelu, SAP systému či webového portálu banky.
Překážkou nejsou ani pokročilejší procesy, při nich se již využívá i strojové učení a umělá inteligence. Dnes jsou tyto technologie běžně dostupné a snadno konfigurovatelné. Díky jejich zapojení do RPA řešení lze spolehlivě automatizovat i procesy, ve kterých další postup závisí na vstupních údajích, kde je třeba reagovat na vnější podmínky a dělat jednoduchá rozhodnutí. Možností je i částečná automatizace, při níž řešení připraví všechny podklady a konečné rozhodnutí udělá člověk.
Robotickou automatizaci procesů lze nasadit na stávající činnosti i počítat s ní už při vytváření nových.
Návratnost není jen finanční
Prvním krokem při zavádění robotické automatizace procesů je jejich analýza. Nadarmo byste totiž automatizovali něco, co je samo o sobě neefektivní. Digitalizovaný špatný proces je stále jen špatný proces. Firmy by měly začít postupně – identifikovat nejjednodušší procesy, zautomatizovat je, seznámit se s technologií, vyhodnotit účinnost a zejména rychle začít využívat získané výhody.
Postupným přidáváním pak lze zautomatizovat i ostatní procesy – čas se samozřejmě liší v závislosti na počátečním stavu. Firmy, které mají své procesy zmapované, popsané a v souladu se standardy kvality, mohou postupovat rychleji. Zanalyzovat situaci pomáhá i nástroj na takzvaný process mining, který pomůže nahlédnout do hloubky a objevit činnosti, které trvají příliš dlouho, obsahují zbytečné kroky, duplicitní činnosti nebo jsou prostě neefektivní. Obecně se dá říci, že úspěšné nasazení trvá dva až tři měsíce. Zlepšování procesů a hledání vyšší efektivity je sice nikdy nekončící úsilí, ale výsledky se dostaví velmi rychle.
Investice se může vrátit už po půl roce. Firmy často snižovaly své náklady na lidskou práci outsourcingem do zemí s levnou pracovní silou. Díky RPA je efektivnější rutinní procesy automatizovat a využívat kvalifikovanou pracovní sílu doma. Na rozdíl od outsourcingu je navíc práce softwaru jasně auditovatelná.
Zaměstnanci se však nemusí bát, že by je roboti připravili o místo – jde spíše o změnu struktury práce, kdy se využívá tvůrčí potenciál lidí a botům se přenechají monotónní a opakující se činnosti.
Robotická automatizace dokáže přinést úspory a snížit náklady. Přínosem je nejen finanční stránka – podnik díky ní postupně získá spolehlivější, jednodušší, transparentnější a kvalitnější procesy. Může se tak mnohem přímočařeji ubírat směrem k efektivitě, rozhodování na základě dat a lepšímu fungování.
