AUTOMATIZACE FIREMNÍCH PROCESŮ

Proč (zatím) není běžné automatizovat administrativní procesy ve výrobních firmách?

V současné době jsme si zvykli, že pro naše denní činnosti využíváme digitální nástroje. Navíc pandemie COVID-19 nás naučila rychleji, než by tomu za normálních podmínek bylo, využívat nástroje vzdálené komunikace, nakupovat potraviny v různých e-shopech nebo si nechat přivést jídlo z oblíbené restaurace, které jsme také objednali on-line.

autor: Ing. Tomáš Krýsl – člen výboru České asociace interim managementu a partner Expense Reduction Analysts

Proto je zajímavé, že ve firmách je stále mnoho procesů, které jsou vykonávány manuálně. Dle Studie Cognizant - Center for the Future of Work (mezinárodní výzkumná agentura z USA) je stále více jak 50 % příležitostí k automatizaci manuálních procesů nevyužito. Dle Edge Research (výzkumná agentura z USA) polovina výrobních společností stále používá manuální procesy ke sledování změn, výpadků a narušení zásobovacího řetězce a plánování činností. Proč tomu tak je, když své výrobní procesy většina těchto společností již automatizuje? Logika automatizace administrativních procesů je přece stejná. Nahradíme manuální proces automatem, ušetříme čas, zvýšíme přesnost a zlepšíme tím výsledek procesu.

Důvod je zřejmý: manuální proces ve výrobě je nákladný a má hodně opakování. Když jej automatizujeme, je to hned vidět ve výsledcích výroby. Návratnost investice je také slušná, i když se většinou jedná o investici velkou. Je zajímavé, že ve srovnání s investicí do automatizace výroby, je investice do automatizace administrativního procesu řádově nižší a návratnost se dle druhu procesu pohybuje v řádech týdnů až měsíců. Proč se tedy automatizaci administrativních procesů ve výrobních firmách nedaří?

Rozdíl v pojetí projektů

Jedním z důvodů může být, že projekty automatizace výroby jsou relativně jasně definovatelné. Dají se na ně použít klasické metody projektového managementu, jako je tzv. Waterfall interpretovaný tzv. Ganttovým diagramem a principem Kritické cesty.

Projekt automatizace má jasné zadání:

jasný cíl
rozpočet/návratnost
definovanou kvalitu
předem dobře odhadnutelný čas realizace

Naopak u projektu robotické automatizace administrativních procesů (RPA) se nemusí vždy jednat o předem jasně a do detailů naplánovaný proces. Už samotný výběr procesů k automatizaci může ukázat, že se dají automatizovat procesy, u kterých bychom to neočekávali. Nebo v rámci příprav na automatizaci zjistíme, že daný proces, aby se dal automatizovat, musíme nejdříve upravit. Pro tyto případy je daleko vhodnější agilní přístup k projektům. Jde totiž o časově krátké postupné kroky, které umožní připravit k automatizaci a následně postupně automatizovat jednotlivé vhodné procesy. Agilní přístup však není příliš běžný ve výrobních společnostech.

Interní marketing aneb lidský faktor

Výhodou agilního přístupu je, že se na začátek dají vybrat procesy jednodušší, kde je úspěch velmi pravděpodobný. Úspěšně automatizovaný proces, který přináší pozitivní výsledky, následně slouží pro interní marketing automatizace. Když interní zaměstnanci firmy, hlavně ti, kteří byli zprvu odpůrci, vidí, že automatizovaný proces skutečně ušetřil čas a snížil úroveň chybovosti, většinou se nechají přesvědčit k automatizaci dalších procesů. Pro úspěch RPA tyto ambasadory automatizace potřebujeme. Bez pomoci interních administrativních pracovníků se totiž manuální procesy jen velmi těžko odhalují.

Párování faktur jako příklad

Diskuze u našeho klienta (výrobní firmy) o automatizaci administrativních procesů začala náhodně v oddělení nákupu, pro které jsme dělali jiný projekt. Zaujalo nás, že párování došlých faktur s objednávkami se dělá pouze ručně. Nejdříve jsme narazili na odpor, z důvodu údajně velkých rozdílů ve formátu a kvalitě došlých faktur. Analýza ukázala, že ty rozdíly nejsou zdaleka tak velké a minimálně 50 % došlých faktur by se dalo přijmout automaticky.

Vedoucí nákupu v automatizování sehrál důležitou roli: viděl možnost ušetření lidské síly, kterou mohl přesunout na jinou činnost. V oddělení byl totiž stop stav na nábor nových pracovníků. Automatizace měla tedy svého ambasadora.

V rámci popisu procesu a výběru vhodného řešení byly navrženy tři varianty. Dvě varianty byly postaveny na využití platforem RPA – Robotic proces automation a jedna na automatizaci v rámci používaného interního informačního systému. Jakkoliv využití RPA bylo možné a do budoucna nabízelo možnost využití nástrojů umělé inteligence, bylo rozhodnuto o automatizaci pomocí interního informačního systému. Implementace této varianty byla sice trochu delší, ale výsledek byl zhruba stejný jako u RPA variant.

Výsledek:

úspora jedné pracovní síly,
její využití jinde bez nutnosti náboru nového pracovníka,
položení psychologického základů pro automatizaci dalších procesů.

Automatizace administrativních procesů se není třeba bát

Jak je vidět z příkladu výše, i ve výrobní firmě se automatizace administrativního procesu vyplatí. Její zavedení vyžaduje trochu jiné dovednosti a zkušenosti než při automatizaci výrobních procesů, ale jinak jsou její přínosy podobné. V případě, že v rámci interního týmu firmy není dostatečná expertiza nebo na ni není čas, je možné si najmout externistu – interim projektového manažera, který projekt řídí. Jeho výhoda je mimo jiné v tom, že v rámci firmy nemá na starosti jiné aktivity a může se plně soustředit na zdárné dokončení projektu a dodání výsledků.

Současná situace ovlivněná pandemií COVID-19 není pro firmy jednoduchá. Více než kdy dříve je potřeba hlídat náklady a dělat administrativní i ostatní činnosti efektivněji. Automatizace některých činností navíc umožní větší flexibilitu, například pro pracovníky využívající home-office. Znamená to tedy, že automatizace administrativních procesů není pouze možností, ale do budoucna bude nutností, a to i pro výrobní firmy.