DIGITÁLNÍ KOMPETENCE

Naučte zaměstnance „chodit“ na úřad digitálně

Autor: JUDr. Dalibor Kovář, vedoucí advokát Havel a partners

Přestože poptávka po možnosti digitálního jednání vůči úřadům ze strany občanů během letošního jara podstatně vzrostla, je vhodné tento trend dále podporovat vzdělávací a podpůrnou aktivitou uvnitř organizací. Nelze se spoléhat pouze na to, že nemohou-li občané jít na úřad osobně, začnou sami aktivně vyhledávat digitální cesty. Přitom dovednost jednat digitálně s úřady může přinášet dlouhodobě významné úspory pro zaměstnavatele a zároveň podnítit zájem pracovníků o digitalizaci i uvnitř společnosti, v níž pracují.

Jedním ze stěžejních přínosů letošního zákona č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby, který mimo jiné získal ocenění Zákon roku v anketě poradenské společnosti Deloitte, je legislativní zakotvení práva občanů činit vůči úřadům úkony digitálně. Ne hned, ale v rozumném časovém horizontu, jak popíšeme dále.

V praxi digitální cesta na úřad zatím příliš nefunguje. Bylo a stále ještě je nezbytné poměrně komplikovaně vzdáleně identifikovat jednající osobu. Jelikož stát vyžaduje skutečně důvěryhodnou identifikaci, nelze začít využívat digitální služby státu bez čipové karty (popř. tokenu) nebo alespoň jedné osobní návštěvy kontaktního místa veřejné správy. Jelikož čtečky čipových karet (např. tzv. elektronického občanského průkazu vydávaného od léta 2018) nejsou součástí běžného vybavení domácností či firem a nelze to předpokládat ani do budoucna, upírá se poslední dobou pozornost na nové prostředky pro elektronickou identifikaci. Ty by měly již brzy umožnit důvěryhodný a jednoduchý přístup ke službám státu (ale i soukromého sektoru) milionům osob.

Pokud již občan má digitální kompetence (vcelku vzácný případ), s využitím elektronické identifikace se v současnosti může přihlásit např. do Portálu občana, který nabízí formuláře pro komunikaci s úřady a umožňuje zažádat třeba o výpis z rejstříku trestů nebo počet bodů v rámci bodového systému řidičů. V relativně omezené množině on-line služeb státu může dále zařídit podání pro finanční správu, správu sociálního zabezpečení nebo živnostenské úřady. Digitálně může občan jednat i díky zatím spíše sporadickým portálům samospráv, a vyřizovat tak např. poplatek za svoz komunálního odpadu nebo si pronajmout obecní byt. 

Ruku na srdce – aktuální nabídka služeb státu a samosprávy je prozatím velmi omezená, nereflektuje základní životní situace a zatím skutečně neumožňuje občanovi vyřídit si potřebné úřadování po večerech či víkendech z pohodlí domova.

V blízkých měsících a letech se však situace bude dramaticky měnit, právě díky zákonu o právu na digitální služby. Ten zavedl veřejně přístupný katalog služeb, který vláda a ministerstva kompletují a vystaví jej 1. února příštího roku. Společně s katalogem služeb bude přijat i harmonogram digitalizace konkrétních služeb státu, který by měl dle sdělení zástupců státu cílit na nejvíce frekventované životní situace. 

Po postupné digitalizaci bude od 1. února 2025 možné činit digitálně už jakýkoliv úkon vůči státu, který je digitalizovatelný. Nepůjde tedy sice například digitálně vyzvednout registrační značku pro automobil nebo plastový občanský průkaz, ale úkony s tím související (žádost, platba, notifikace atd.) již bude možné provádět.

S příchodem bankovní identity, zavedené dalším letošním zákonem č. 49/2020 Sb., budou od 1. ledna příštího roku moci poskytovat služby elektronické identifikace také banky. Stát i firmy budou moci velmi jednoduše ověřit totožnost člověka tak, že jej nechají přihlásit se do jeho internetového bankovnictví. Tedy cestou, kterou občan zná a nemusí pro její využití nic dalšího dělat. S ohledem na popularitu internetového bankovnictví a důvěru lidí v banky se bude pravděpodobně jednat o variantu identifikace s nejširší skupinou uživatelů. Této skupině ale bude potřeba představit dostatečnou škálu digitálních služeb. 

Lidé by měli mít motivaci být skutečně digitální a zapomenout na to, že se pro vyřízení čehokoli musí chodit na úřad, a to často ne jeden, čekat ve frontě, nebo si předem na úřadu vyzvedávat patřičné papírové formuláře.

Informovanost o paletě možností, které digitalizace přináší, je v České republice bohužel stále nízká, a v mnoha ohledech jde ruku v ruce s nedostatečnou technickou znalostí a zdatností občanů. Přitom snaha rozvíjet digitální dovednosti pracovníků by měla být v každé společnosti prioritou, od diskuse o interním zavedení vhodných IT řešení, přes školení, která by digitálním dovednostem zaměstnance učila, až po informování zaměstnanců o možnostech využívání současné i přicházející digitální legislativy.

Společnosti by ideálně měly digitální jednání vůči úřadům podporovat i po stránce technické vybavenosti svých zaměstnanců, ať už formou vybavení pracovníků přenosnými služebními zařízeními (mobilními telefony) či zavedením speciálního „kontaktního“ místa vybaveného počítači určeného pro potřeby zaměstnanců a jejich digitální úkony vůči úřadům.

Je přeci důležité vysvětlovat výhody toho, že pracovníci nebudou potřebovat volno na vyřízení věcí na úřadech, neboť budou schopni kdykoli vyřešit danou záležitost digitálně na dálku, a to navíc ve zlomku času, který by jinak potřebovali k fyzické návštěvě a fyzickému vyplnění podání na úřadě. Například i díky interaktivním formulářům, které se automaticky předvyplní o správné aktuální údaje ze státních informačních systémů. Bude-li mít zaměstnanec datovou schránku, snižuje se také pravděpodobnost jeho pozdního příchodu do práce, protože si nebude muset ráno na poště nejdříve vyzvednout dopis, který tam má uložen poslední den. Od jara 2022 nebude potřeba k ověření vlastnoručního podpisu ani navštívit notáře. 

Investicí do digitálních dovedností zaměstnanců jim zaměstnavatelé nejen usnadní osobní život, ale také nahrávají snazší digitální transformaci vlastní společnosti. Pracovník schopný digitálně fungovat vůči státu bude celkem přirozeně pracovníkem, který bude mít větší zájem o digitální řešení u svého zaměstnavatele. Podpora digitálních dovedností v osobní i pracovní rovině zaměstnanců se proto již fakticky stala klíčovou složkou interního vzdělávání.

Jak si v této oblasti stojíte vy?

Články čísla 6: