E-COMMERCE

Integrace systémů pro efektivní fungování
v e-commerce

Autor: Libor Vacata, ABRA

U firem, které už nějakou dobu podnikají v online prostředí, se obvykle setkáváme se třemi úrovněmi integrace jejich e-shopu na účetní nebo informační systém:

Nejnižší stupeň integrace (poloautomatický režim)

Tento stav je příznačný pro menší firmy, které si rychle pořídily e-shop nebo jej řeší inhouse a potřebují zajistit vedení účetnictví. V takovém případě se veškeré objednávky a faktury vytváří a evidují přímo na e-shopu. Do účetnictví se často faktury přenášejí ručně nebo pravidelnou dávkou pomocí exportů, třeba jen jednou za měsíc. Sklad je také veden pouze v e-shopu a někde mimo systém v tabulkách se řeší příjemky a je nutné stav skladu navyšovat ručně nebo pomocí zjednodušeného exportu, který jednou denně natáhne data na e-shop, aby se srovnaly stavy skladů vůči účetnictví a e-shopu. Jak vidno, tento stupeň není optimální a postrádá prostor pro jakýkoliv větší rozvoj firmy.

Střední stupeň integrace (automatický režim)

Ačkoliv je e-shop stále využíván jako datová základna, typicky jsou v něm uloženy informace o produktech, cenách a dále data pro objednávky a faktury. Skladové hospodářství a další interní procesy, jako například expedici, obstarává informační systém. Data se synchronizují automaticky v pravidelných intervalech a je zajištěna jejich integrita. Do ERP se natahují např. údaje z banky a obráceně do e-shopu se dostává údaj o tom, že je faktura uhrazená. Protože je expediční proces plně pod kontrolou v ERP, je možné firmu rychle rozšířit o další sklady nebo kamenné prodejny.

Nejvyšší stupeň integrace (online režim)

Online režim je nezbytný pro firmy, které to s e-commerce myslí opravdu vážně a odbavují stovky či tisíce objednávek denně. Na této úrovni firma pochopila, že ERP je hybatelem, jak se všechna data dostávají na e-shop, ne obráceně. Všechna data jsou tedy uložena v ERP a e-shop má díky online propojení přes API funkci výstavní skříně (zobrazování produktů, marketing, design) a příjmu objednávek. Objednávky, fakturaci, správu produktů, cenotvorbu, zákazníky, sklad, expedici, reklamace – vše řeší ERP. Veškerá data pro účetnictví jsou kdykoliv k dispozici online. Fakturu generuje ERP na základě informace, že objednávka byla zaplacena a zákazníkovi doručeno zboží (ve chvíli, kdy potvrdil, že jej převzal). Zkrátka, obchodní procesy lze do vysoké míry automatizovat.

ERP jako moderní platforma pro e-commerce

Když hovoříme o platformě, máme na mysli jednotnou datovou základnu v informačním systému, kde se sbíhají informace z celé firmy. Jádro systému eviduje všechny doklady související s provozem e-commerce a přímo je propojuje s účetnictvím. Umožňuje správu zboží v přehledném katalogu, přípravu cenotvorby s širokou škálou slev a individuálních ceníků a široce automatizuje nákup, logistiku a vůbec celý obchodní proces. Pro manažery pak nabízí důkladný controlling a nástroje pro rychlé rozhodování v business intelligence.

Aby bylo možné ERP využít jako plnohodnotnou platformu pro e-commerce, je nutné, aby systém disponoval komplexním rozhraním API, které dovoluje jednoduchou integraci webových aplikací a systémů od různých výrobců. Platí to pochopitelně i obráceně, tedy pro dodavatele e-shopového řešení, od kterého byste měli vyžadovat možnost integrace přes API.

Co je API a proč ho chtít

API (Application Programming Interface) je programátorské rozhraní umožňující vzájemnou komunikaci různých systémů a aplikací a jednoduchou správu všech dostupných dat. Je-li API rozhraní integrované přímo v informačním systému, jeho propojení s externími aplikacemi je jednodušší, rychlejší a méně náročné na datové přenosy.

API server je typicky postaven na tzv. REST architektuře, pro komunikaci tedy využívá protokol HTTP, tj. stejný protokol, který používají webové prohlížeče a webové servery. To umožňuje snadný přístup k datům a komunikaci s ERP z libovolného programovacího jazyka a operačního systému. 

Data jsou díky API dostupná ve formátu JSON – aktuálně nejpoužívanějším formátu pro výměnu dat. Propojení systémů přes REST API ve výsledku zajistí, že datové změny se mohou odehrávat v obou propojených systémech v reálném čase, aniž by mezi nimi docházelo k velkým prodlevám.

Aplikace, weby a další IT nástroje lze tedy propojit, aniž by bylo potřeba vstupovat do zdrojového kódu. Pro zaručení budoucího úspěchu integrace je nezbytné, aby bylo API na obou stranách komplexně zdokumentované.

Jak na online integraci e-shopu s ERP

Optimální stav, kterého by měla každá firma bez ohledu na svou velikost dosáhnout, je ten, že všechna data na e-shopu i v ERP systému se v reálném čase shodují. Smyslem takového propojení je nejen usnadnění práce, ale především perfektní kontrola nad řízením celého obchodního procesu, potažmo celé firmy. Pokud dojde k nějakému problému, firma o něm ví hned, a ne až o půlnoci, kdy se spustí synchronizace. A právě proto je klíčové vyžadovat od dodavatelů e-shopu i ERP systému online napojení přes API. 

Oblíbená krabicová řešení jako je Shoptet, FlexiShop, Simplia a další lze napojit např. na ERP systém ABRA Flexi pomocí připraveného API můstku. Můžete se také obrátit na vhodného systémového integrátora, např. v případě Shoptetu na firmu Dativery, která API můstek vyvinula, aby integraci na míru připravila, čímž získáte garanci funkčnosti. Podobné je to v případě zakázkového řešení e-shopu od Shopsys, oXy Online, NetDirect, Pecka Design apod., které můžete napojit na ERP systém ABRA Gen. Běžná praxe je, že integraci zajistí dodavatel e-shopu v rámci svého projektu, nicméně je možné využít služby jiného integračního providera. Regulérním postupem je také využít služeb konzultantů dodavatele systému ABRA Gen, pokud to situace vyžaduje.

Na závěr krátké shrnutí: propojení vždy vyžaduje práci navíc, tudíž stojí čas konzultanta/integrátora. Samotná integrace může probíhat na několika úrovních:

• Existují hotové integrační můstky od nějakého providera nebo dodavatele e-shopu.
• Zřídka existují hotová řešení přímo od dodavatele ERP. A pokud existují, je potřeba prověřit jejich míru automatizace.
• Je nutné najmout si specializovanou firmu, která připraví konektor na míru, ideálně pokud oba systémy umožňují komunikaci přes API.

Články čísla 7 /21

Pozvánky