Digitalizace krok za krokem

Digitalizace krok za krokem:

Jak začít s digitalizací v menších a středních firmách

Autor: Libor Vacata, Brand Manager ABRA Software

Digitalizace. Slovo nejčastěji skloňované v souvislosti s Průmyslem 4.0 a moderními technologiemi. V uších majitelů, zejména menších firem, může znít poněkud prázdně a neuchopitelně. Co si pod digitalizací představit a jak s ní začít?
Je to vlastně docela jednoduché. Ve svém původním významu je digitalizace převedení papírové komunikace do počítačové, tedy digitální podoby. Takže pokud posíláte e-maily, už jste v podstatě s digitalizací ve firmě začali. Moderní počítačová technika toho však pochopitelně dokáže daleko více. Objednávky, faktury, dodací listy a další doklady se už dávno nemusejí hromadit ve stozích na vašem stole. Příjemky, výdejky a další evidenci skladu lze vést přehledně v počítačových systémech, stejně tak jako výrobní příkazy, odvody práce nebo třeba docházku.

Ostrůvkové řešení vs. jednotná evidence dat
Většina malých a středních podniků pochopitelně pracuje s doklady v digitální podobě zcela běžně. S čím se však firmy dost často trápí, je roztříštěná evidence a s tím spojené velmi problematické řízení firemních procesů. Je to následek tzv. ostrůvkového řešení, tedy izolovaných aplikací či systémů od různých dodavatelů používaných pro jednotlivé firemní oblasti zvlášť. Typicky se jedná o jeden software pro účetní systém, jiný pro řízení vztahu se zákazníkem a další pro výrobu. A evidence skladu se odbývá třeba jen v excelovských tabulkách.
Snaha pokrýt dle potřeby a často živelně každou část firmy speciálním softwarem, tak přes dobré úmysly mnohdy končí zmatkem, chybami, nedostatečným přenosem informací, neefektivním využitím zdrojů či dokonce ztrátami. Dalším kamenem úrazu je potom nedostatek dat nebo neschopnost je správně integrovat a využívat v praxi. Jak to změnit?
Základem každé moderní firmy by v tomto ohledu měla být jednotná evidence všech dat, díky níž má management vždy k dispozici relevantní informace pro rozhodování. Právě schopností evidovat data ze všech firemních oblastí na jednom místě, spolu s řízením veškerých firemních procesů, se vyznačují moderní informační systémy třídy ERP neboli Enterprise resource planning. Implementace takového systému je základem pro digitalizaci každé firmy.
Integrace firemních agend na jednom místě zároveň dává velký prostor automatizaci. Automatické vystavování příjemek nebo faktur na základě objednávek je dnes již běžným standardem, stejně jako automatické zaúčtování dokladů nebo propracovaná logistika. Pokud ve firmě funguje ERP systém, a je dobře nastavený, slouží jako základní platforma pro integraci dalších vysoce specializovaných systémů, které jsou typické pro větší firmy, a to  zejména ve výrobě. Pokud se firma rozrůstá, bez implementace informačního sytému se v dlouhodobém horizontu neobejde.

Jak vybrat ERP systém
Výběr nebo změnu systému je vhodné uchopit od začátku jako projekt, protože ať už se rozhodnete pro jakýkoliv systém, budete potřebovat stabilní projektový tým. Od začátku budete spolupracovat s dodavatelem na implementaci systému a na něm bude záviset úspěch celé akce. Do projektového týmu je tedy vhodné vytipovat zkušené a loajální pracovníky z jednotlivých oblastí, kteří mají dostatečně pružné myšlení a zároveň umožní absorbovat a prosazovat změnu. Nejužší tým se stane ambasadorem změny, kterou výměna systému přináší.
Dále je nutné identifikovat oblasti, agendy a procesy, které by měl nový systém pokrývat. Podívejte se pečlivě na fungování celé firmy a neomezujte se pouze na oblasti, které pokrývají stávající systémy. Nasazení nového systému je výbornou příležitostí k nastavení efektivního řízení nových procesů, integraci s jiným řešením nebo odstranění procesů, které nejsou optimální a zatěžují chod celé firmy. Mezi tyto oblasti patří typicky ekonomické agendy, sklady a logistika, výroba, mzdy a personalistika, workflow a další.

Software na míru
S analýzou firemních procesů vám pomůže dodavatel ERP řešení. Při zadávání požadavků na konzultanty vždy popisujte, čeho chcete docílit, nikoliv cestu, jak se k cíli dostanete. Konzultanti dodavatele pochopitelně znají přednosti svého softwaru, mají rozsáhlé zkušenosti s implementací do různě zaměřených firem, a proto vám dokáží navrhnou optimální řešení na míru vašich požadavků. Implementace informačního systému vytváří vztah založený na důvěře a spojenectví minimálně na deset let. Pokud věnujete výběru náležitou pozornost hned od samého počátku, vrátí se vám v podobě dlouhodobého vzájemně prospěšného partnerství.